Dołączyłeś do grona odważnych, którzy założyli firmę w Holandii i obawiasz się, że utoniesz w morzu administracyjnych obowiązków? Spokojnie i powoli – pokażemy Ci jak, krok po kroku, uporządkować firmową administrację, żeby prowadzenie firmy dawało Ci satysfakcję, zamiast ciągłej obawy przed kontrolą skarbową.
Od czego zacząć? Znajdź księgowego!
Często słyszymy, że przedsiębiorcy zatrudniają księgowego jeszcze zanim formalnie założą firmę. To całkiem przemyślana strategia, biorąc pod uwagę, że dobry księgowy wie już wszystko, czego Ty, jako “świeżak,” musisz się dopiero dowiedzieć. A wiadomo: w wysokich górach łatwiej z przewodnikiem 🙂
Wybór księgowego jest bardzo ważny. To on jest strażnikiem administracyjnego porządku w Twojej firmie. Paradoksalnie dobry jest taki, który bezlitośnie wytknie Ci najdrobniejszy błąd na fakturze, czy zwłokę z dostarczeniem dokumentów do rozliczeń.
I pamiętaj: im lepiej zorganizujesz sobie administrację swojej firmy, tym mniej wyzwań z Twoją firmą będzie miał księgowy. Od czego zacząć?
Masz firmę, masz klienta: czas wystawić fakturę!
Jak poprawnie wystawić fakturę w Holandii?
Faktura to podstawowy dokument księgowy. To świadectwo zawarcia transakcji z najważniejszymi informacjami, czyli kto z kim, co, kiedy i za ile. Kluczowe zatem jest, aby informacje wprowadzone do faktury były prawidłowe. Mając firmę zarejestrowaną w Holandii, fakturę musisz wystawić w języku, który rozumie Twój klient, więc zazwyczaj będzie to niderlandzki.
Aby faktura spełniała wymagania skarbowe, musi zawierać podstawowe informacje:
- Dane Twojej firmy – nazwa oraz adres
- Twój numer identyfikacyjny VAT i KvK (opcjonalnie)
- Dane Twojego klienta – imię i nazwisko, bądź nazwa firmy oraz dokładny adres
- Data wystawienia faktury
- Numer faktury
- Towar lub usługa, jaką dostarczasz
- Ilość towarów lub usług
- Cena towaru lub usługi z wyliczeniem kwoty podatku BTW
- Termin płatności i metoda płatności. Nie zapomnij o podaniu numeru konta bankowego do wykonania przelewu.
Żeby wszystkie informacje na fakturze były czytelne, powinny być odpowiednio ułożone w dokumencie, czyli sformatowane. To, jak ostatecznie wygląda ten dokument, buduje wizerunek Twojej firmy, a przecież zależy Ci, żeby w oczach klientów być zawsze profesjonalnym! Dobra faktura uwzględnia również miejsce na logo Twojej firmy.
Możesz spróbować samodzielnie przygotować taki szablon, ale narażasz się wtedy na spore ryzyko popełnienia błędu, jeśli każdą kolejną fakturę wykonujesz ręcznie.
W takich sytuacjach najczęściej problemem są błędy w numeracji faktur, bo ciągłość numerów kolejnych dokumentów jest konieczna. Poza tym wiąże się to z uzupełnianiem wszystkich danych od nowa, a to oznacza błędy w adresach, nazwie produktów, a nawet niepoprawne sumy na fakturze. A przecież można to uprościć i zautomatyzować.
Wybierając program do fakturowania, zdejmujesz z siebie ryzyko błędu i usprawniasz administracyjne obowiązki.
Dobre narzędzie do fakturowania to takie, które jest proste w użyciu, funkcjonalne i przede wszystkim dostosowane do Twoich potrzeb. Dodatkowo musisz mieć pewność, że program spełnia wszystkie wymagania urzędu skarbowego.
Czy wiesz, że w Holandii jest dostępny system do fakturowania stworzony dla polskich przedsiębiorców? Oznacza to, że prowadząc firmę w Holandii, możesz używać polskiego systemu do tworzenia holenderskich faktur. I nie, nie jest tak, że wystarczy fakturę w języku polskim przerzucić w translatorze. Rząd każdego kraju niezależnie ustala stawki podatku VAT, albo uściśla wytyczne skarbowe dla przedsiębiorców. Dlatego warto mieć pewność, że system, którego używasz, Cię nie zawiedzie. Cały interfejs eFaktura.nl jest w języku polskim, za to fakturę możesz stworzyć w języku Twojego klienta: niderlandzkim, angielskim, niemieckim, francuskim, czy polskim. Wysyłając fakturę prosto z systemu, Twój klient dostanie maila z automatyczną, ale profesjonalną treścią.
I co dalej? Jak przechowywać faktury?
Wystawiłeś kilka faktur i zaczynasz zastanawiać się, czy to już ten moment, kiedy należy kupić segregator? Otóż nie!
Dokumenty cyfrowe możesz przechowywać w wersji cyfrowej. Gdyby zdarzyła Ci się kontrola skarbowa, a kontroler byłby nadzwyczaj przywiązany do papieru wtedy ok, możesz mu je wydrukować. Ale absolutnie nie jest Twoim obowiązkiem przechowywanie faktur w papierze – cyfrowe archiwum wystarczy.
Jak zorganizować archiwum cyfrowe?
Jeśli korzystasz z eFaktura.nl, masz ten temat z głowy: administrator systemu będzie bezpiecznie przechowywał Twoje dokumenty przez najbliższe 10 lat. To maksymalny okres czasu, na jaki Belastingdienst zobowiązuje Cię do trzymania dokumentacji.
Jeśli wystawiasz faktury w ręcznie excelu czy wordzie, czy w jakimś innym systemie, zadbaj o to, żeby w razie awarii sprzętu (pamięci komputera, dysku przenośnego) mieć kopię zapasową swojej dokumentacji. Możesz korzystać z systemów przechowywania w chmurze, typu Dropbox, One Drive czy Google Docs, dzięki czemu masz backup wszystkich plików.
To, co jest również bardzo ważne, to używanie folderów.
Na przykład do foldera „Faktury otrzymane” wrzucamy wszystkie faktury, paragony, rachunki opłacone z konta firmowego, „Faktury wystawione” – to przez nas wystawione faktury. Inne przydatne foldery to: „Deklaracje kosztów” – faktury, paragony, rachunki, które wyszły z naszego konta prywatnego, ale są de facto kosztami firmy, np. coś co opłaciłeś z Twojej prywatnej karty kredytowej, albo rachunek za telefon, który jest opłacany z konta prywatnego, ale chcesz zadeklarować jako koszt firmy. „Bank” to wszystkie dokumenty, które przychodzą z banku, albo które pobierasz z konta. Możesz jeszcze stworzyć foldery „Dokumenty Belastingdienst”, „Oferty”, „Umowy”, „Inne”.
Ważną rzeczą jest również właściwe zatytułowanie każdego dokumentu według określonego, jednolitego systemu, to np. może być data wystawienia + nazwa firmy + nr dokumentu + 1 słowo opisu co to jest.
Równie ważne jest, aby każdy dokument trafił do archiwum cyfrowego. Czyli wyszliśmy na lunch z klientem – robimy od razu zdjęcie paragonu i umieszczamy go we właściwym miejscu w folderze. Coś przychodzi pocztą – robimy zdjęcie i umieszczamy w folderze. Dokument przychodzi e-mailem – ściągamy go od razu na dysk, zmieniamy nazwę na nasz format i umieszczamy w folderze.
Jako przedsiębiorca masz obowiązek przechowywać oryginał każdego dokumentu. W związku z tym polecamy mieć jednak dodatkowo segregator podzielony na kwartały, gdzie można umieszczać te dokumenty, które dotarły do nas na papierze. Te dokumenty skanujemy i wrzucamy do archiwum cyfrowego. Ale gdyby kontroler z Belastingdienst chciał zobaczyć oryginał, mamy go również na papierze. Nie jest jednak konieczne drukowanie wszystkiego, jeśli mamy dobry system przechowywania dokumentów cyfrowo.
Jeżeli będziemy robić to konsekwentnie i na bieżąco, unikniemy problemu, który ma wiele przedsiębiorców na koniec kwartału – szukanie wszystkich dokumentów – „Gdzie ja to wsadziłem? Do kieszeni spodni? Do portfela? Gdzieś na biurku?”. I wtedy z rozliczenia kwartalnego robi się tragedia w 3 aktach 😉.
A co z kosztami?
Dokumenty księgowe Twojej firmy to nie tylko faktury sprzedażowe (które sam wystawiasz), ale również paragony i faktury kosztowe. Koszty obniżają podstawę do opodatkowania, czyli realnie zmniejszają wysokość podatków, które musisz zapłacić. Sprytne zarządzanie kosztami w firmie jest bardzo ważne. Jak to robić?
To czy warto, czy nie warto, kupić coś “na firmę”, pozostaje Twoją decyzją. Bądź w tej kwestii ostrożny i szacuj dobrze, bo przecież chcesz działać zgodnie z prawem. Czasami warto ponieść określony koszt, ze względu na obniżenie podstawy podatków, jeśli rzeczywiście możesz skorzystać z tego zakupu. Jednak nie ma sensu nabijać kosztów tylko po to, aby obniżyć podatek, bo przecież biznes ma przynosić z założenia zysk.
W kwestii zarządzania kosztami Twojej firmy kluczowe są dwie kwestie:
- Decyzja, czy coś możesz uznać za koszt firmowy, i czy opłaca się ponieść w ogóle taki koszt (patrz kalkulator).
- Rzetelne rejestrowanie dokumentów kosztowych.
Z czasem dokumentów przybywa, i może Ci się zdarzyć któryś zawieruszyć. Z naszego doświadczenia to jest szczególnie częste przy paragonach za paliwo.
I tu z pomocą może Ci przyjść eFaktura.nl z funkcją rejestracji kosztów: wystarczy, że zrobisz zdjęcie paragonu, czy faktury, a następnie uzupełnisz podstawowe dane i już: masz wszystko w jednym systemie, Twoim archiwum cyfrowym!
Żeby to wszystko dobrze działało, rejestruj koszty regularnie, najlepiej niezwłocznie. Dostajesz paragon: zdjęcie cyk i już 🙂 Dzięki temu żadne koszty Ci nie umkną, a uwierz nam: w skali roku z tych kilkunastu potencjalnie zagubionych w akcji paragonów, zbiera się niezła sumka do odliczenia od podatku!
Komunikacja z księgowym to podstawa!
Raz na kwartał będziesz rozliczać się z podatku BTW, czyli holenderskiego VATu. To jest ten moment, kiedy księgowi mają gorącą linię z klientami. Żeby złożyć rozliczenie, trzeba dopilnować wszystkich dokumentów: sprzedażowych i kosztowych, z całego kwartału. Dokumenty muszą być, to po pierwsze, a po drugie: muszą być poprawne. W praktyce oznacza to korygowanie, poprawianie, odsyłanie, dowożenie, uzupełnianie i tak dalej, i tak dalej. I nie, to wcale nie musi tak wyglądać.
Jeśli korzystałeś wcześniej z eFaktura.nl i masz tu swoje faktury i koszty – wygrałeś! Możesz połączyć swoje konto z kontem księgowego w eFaktura.nl. Oznacza to przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów jednym kliknięciem.
Co więcej, Twój księgowy może za Ciebie skorygować dokument, jeśli gdzieś po drodze wkradł się błąd.
Nie prowadzisz administracji w nowoczesnym systemie online? Pakuj segregatory i ruszaj w drogę do biura rachunkowego. Przygotuj się na korygowanie, dosyłanie, szukanie w kieszeniach spodni i kurtek, w samochodzie i pod biurkiem. Powodzenia 🙂
Coś więcej dla administracji Twojej firmy?
W eFaktura.nl masz jeszcze kilka dodatkowych narzędzi, które uproszczą i uporządkują firmową administrację.
Chcesz złożyć klientowi profesjonalną ofertę? Możesz przygotować ją w systemie, wysłać, a potem automatycznie wystawić na jej podstawie fakturę.
Możesz korzystać z KILOMETRÓWKI: wygodnego narzędzia zintegrowanego z Google Maps, do rozliczania tras.
Rozliczasz się z klientem na podstawie czasu pracy? Godzinówka w eFaktura.nl da Ci nowe możliwości do organizowania czasu pracy, projektów i automatycznego fakturowania.
Dobre nawyki zawsze w cenie
Na koniec: coś, co wcale nie jest najmniej ważne. To wydaje się oczywiste, ale uwierz, kiedy wpadniesz w wir realizowania zleceń, kolejnych projektów, sprawy administracyjne Twojej firmy zejdą na drugi plan. Tym samym tematy zaczną się piętrzyć, a szczególnie, jeśli będziesz odwlekać te formalne obowiązki w nieskończoność.
Dobra administracja jest zbudowana na dobrych nawykach. Zastanów się, jaki system będzie najwygodniejszy dla Ciebie: piątki na firmową administrację, a może pierwszy kwadrans pracy każdego dnia?
Dopasuj ten rytm do siebie i z niego nie rezygnuj. To najprostsza i naprawdę niezawodna metoda na porządek w dokumentach, dobre relacje z księgowym i spokój ducha. A to w życiu przedsiębiorcy jest bezcenne!
Ten artykuł został przygotowany we współpracy 5Alfa z firmą Efaktura.nl. Zapraszamy do zapoznania się z programem bezpłatnie przez 30 dni.