+31 623 946 617 office@5alfa.com

Moja historia z Belastingdienst

Prawdopodobnie to bardzo zależy od osoby, która taką kontrolę przeprowadza, oraz sytuacji, która jest badana… Ale chciałabym choć trochę przybliżyć Wam ten obraz, i zrobię to na moim własnym przykładzie!

Pod koniec maja otrzymałam telefon z „Belastingu”.. byłam wtedy w Polsce na konferencji, więc dopiero wieczorem odsłuchałam wiadomości.. Ufff, niby nie mam nic do ukrycia, ale zrobiło mi się gorąco… Belastingdienst chce przeprowadzić kontrolę! Jak to wygląda?.. Co mam przygotować?.. Czy powinnam się denerowować?… Mimo woli, różne czarne scenariusze zaczęły przebiegać mi po głowie…Oddzwoniłam i okazało się, że będą badane moje dochody za pierwsze 2 lata działalności firmy, czyli 2014 i 2015. Pani z Belastingu zjawi się u mnie w domu (ponieważ pracuję z domu) i mam zerezerwować około 2 godziny czasu. Mogłam się umówić na wybrany dzień, chociaż Pani miała preferencję przyjść zaraz w przyszłym tygodniu. Po uprzejmym wyjaśnieniu, że w najbliższym czasie jestem bardzo zajęta szkoleniami, zgodziła się na spotkanie 2 tygodnie później. Choć nie bez pewnego ociągania.. 🙂 Ponieważ księgowości nie prowadzę sama, a przez biuro rachunkowe – miałam możliwość zaproszenia osoby z mojego biura na spotkanie (oczywiście na własny koszt). Muszę powiedzieć, że długo się nad tym nie zastanawiałam.. Dało mi to po prostu więcej pewności siebie i odciążyło ze stresu :-).

Co przygotować?

Co musiałam przygotować? Pełną administrację z tych badanych dwóch lat do wglądu. W moim przypadku nie było to skomplikowane, jako że całą administrację mam po prostu na komputerze. Raz na kwartał przesyłam wszystko e-mailem do biura rachunkowego, więc również te rachunki i faktury, które otrzymałam w wersji papierowej, na bieżąco skanuję i zachowuję cyfrowo. Oczywiście oryginały zachowuję w segregatorze, jakoże jest taki obowiązek, ale jest ich coraz mniej, więc prowadzę cały czas ten sam segregator już od 4 lat.

Jak wygląda moja administracja na komputerze? Polecam ten prosty system. To po prostu oddzielne foldery: „Faktury wystawione”, „Faktury otrzymane”, „Deklaracje” (czyli koszty, które deklaruję na firmę, które początkowo zostały poniesione prywatnie), „Wyciągi bankowe”, „Rozliczenia BTW” (to co jest robione przez biuro i dostaję jako potwierdzenie), „Grootboek” czyli wyciąg z księgi rachunkowej raz na kwartał, i „Kolommenbalans”, znowu coś co dostaję z biura rachunkowego raz na kwartał. Wszystkie foldery są w ogólnym folderze „Administracja” co mam  podpięte pod Dropboxem (kiedyś wersja bezpłatna, teraz płatna), dzięki czemu mam zawsze backup… Każdy plik zaczyna się od numeru lub daty, dzięki czemu nie mam problemu ze znalezieniem żadnego dokumentu.

Kiedy padło pytanie podczas kontroli o to, jak prowadzę administrację, pokazałam wszystkie foldery i powiedziałam co i jak i kiedy przesyłam, i to w zupełności wystarczyło, nie otwierałam nawet segregatora z papierami..­­­

Jak wygląda rutynowa kontrola z Belastingdienst krok po kroku?

Pani z Belastingu w moim przypadku koncentrowała się na wysokości dochodów, które przez pierwsze 2 lata były po prostu bardzo niskie.. Dlaczego Belastingdienst to sprawdza? W takim przypadku istnieje wątpliwość, czy działalność gospodarcza to rzeczywiście główne źródło Twoich dochodów, i czy w ogóle możemy mówić o działalności gospodarczej (a nie np. hobby gospodyni domowej :-)). Główne pytanie jest takie, czy przysługują Ci ulgi podatkowe, które zostały naliczone. Ryzyko jest takie, że je po prostu utracisz, czyli będziesz musiał(a) te sumy zwrócić.

Przy tych niskich dochodach musisz wykazać, że:

  • masz faktycznie działającą firmę (strona www, logo, materiały PR, klienci i faktycznie wykonane zlecenia pomagają to udowodnić),
  • przepracowujesz minimum 1255 godzin rocznie działając bezpośrednio dla tej firmy (do tego zaraz wrócę..)
  • działalność jest spójna (Pani wspomniała o „duurzaamheid”, o czym nie słyszałam wcześniej): w moim przypadku pojawiła się wątpliwość, ponieważ w pewnym momencie zmieniłam profil działalności firmy (inna grupa docelowa + szkolenia zamiast consultingu), jednak mogłam wykazać, że pozostałam w obszarze relacji polsko-holenderskich, czyli przez cały czas prowadziłam tę samą firmę.

 

Rejestracja godzin

Co do przepracowanych godzin w roku, to w tym punkcie zostałam dość dokładnie przepytana. Za radą mojego biura, przygotowałam wcześniej roczne zestawienia przepracowanych godzin. Ponieważ na bieżąco nie prowadziłam rejestracji godzin, (np. tygodniowo, czy nawet dziennie), udało mi się odtworzyć moje zajęcia na podstawie kalendarza, ofert, korespondencji i faktur – i wpisałam w excel ilość godzin miesięcznie spędzonych na e-mail, Facebook, planowanie, akwizycję, przygotowanie ofert, konkretne projekty.. Na podstawie kalendarza mogłam umieścić na liście wszystkie spotkania biznesowe, podróże, itd. Opowiedziałam jakie działania podejmowałam, żeby „rozkręcić” firmę, jak zmieniłam kierunek, itd, pokazując zestawienia. Musiałam również pokazać, jakie są widoki na przyszłość, nadmienić moją taryfę.. Wiem, że w podobnej sytuacji niektórzy przedsiębiorcy są poproszeni o przedstawienie biznes planu, aby były wystarczające podstawy, by stwierdzić, że biznes ma szansę rozwoju w przyszłości. Tak, Belastingdienst idzie dość daleko w swoich badaniach! Okazało się, że w moim przypadku przedstawione informacje były wystarczające i dostałam pozytywne zatwierdzenie kontroli. Jednak zakładając biznes, i zaczynając od zera ( z ryzykiem, że pierwsze lata działalności mogą być „cienkie”), radziłabym każdemu rejestrowanie swoich godzin w excelu (jeśli nie codziennie, to np. raz na tydzień), by uniknąć później stresu :-).

 

Najczęstsze scenariusze kontroli

Zapytałam Panią z Belastingdienst o to, jakie są najczęstsze scenariusze takich kontroli, dlaczego „na mnie padło”. Okazuje się, że „Belasting” głównie filtruje 2 rzeczy:

  • właśnie firmy z niskimi dochodami po 2-3 latach działalności,
  • oraz firmy z relatywnie wysokimi kosztami( tu oczywiście pojawia się pytanie, czy wszystkie koszty są rzeczywiście uzasadnione).

Rada jest tylko jedna – dobry system na gromadzenie takich informacji, aby można je potem bez problemu uzasadnić. Jeśli chodzi o koszty, np. koszty kolacji czy kawy z osobą, z którą omawiacie sprawy biznesowe, słyszałam ostatnio kreatywne podejście do zachowania „dowodów rzeczowych”. Mianowicie można zrobić wspólny „selfie” i już bez oporów wrzucić dany rachunek w koszty J. Ja jeszcze tego nie robiłam, ale zawsze opisuję rachunek – z kim i w jakim celu się spotkałam.

Więc cóż – przeżyłam kontrolę z Belastingu! Nie było tak strasznie. Mam nadzieję, że Wy jej unikniecie, ale jeśli się zdarzy – bądźcie po prostu dobrze przygotowani :-).

Tak, chce otrzymac bezplatny przewodnik "Jak zalozyc firme w Holandii"
dit veld niet invullen s.v.p.