Firma w Holandii

Jak wynika z ankiety KvK (Izby Handlowej w Niderlandach), 25% mieszkańców Holandii zastanawia się w którymś momencie nad założeniem własnej działalności. Jednak w rzeczywistości tylko mała część tych osób realizuje swój pomysł. A w ciągu 5 lat 40% założonych firm ponownie zamyka drzwi.

Dlaczego większość pomysłów ląduje w koszu? A z tych, które ujrzą światło dzienne, tak wiele kończy się porażką? Okazuje się, że osoby zakładające własne firmy często powtarzają te same błędy. Zanim dojdziesz do tego, co robisz nie tak, zanim zorientujesz się w szkoleniach i istniejących informacjach, zanim w końcu zrozumiesz, że odkładany na pózniej biznes plan ma swoją funkcję, zbudujesz sieć kontaktów, która Ci pomoże, finanse się kończą. Wniosek jest jeden: warto się dobrze przygotować, i na pewno warto się uczyć od tych, którzy przebyli tę drogę, aby nie popełniać tych samych błędów. Czas to pieniądz!

Dlaczego pomysły na własną firmę często nie są w ogóle realizowane? Holenderski pisarz Marcel van Driel w swojej książce „Wspaniałe plany! I jak je realizować” wymienia 5 głównych powodów, dla których marzenia zostają w sferze marzeń:

  1. Myślisz, że tego nie potrafisz
  2. Myślisz, że nie masz na to czasu
  3. Myślisz, że będzie to kosztować za dużo pieniędzy
  4. Boisz się reakcji innych
  5. Boisz się, że Ci się uda, i Twoja stabilna rzeczywistość zniknie na zawsze!

 

Kiedy rejestrować firmę w Holandii?

KvK wymienia 3 podstawowe kryteria, które muszą być spełnione do otwarcia firmy:

  1. Musisz sprzedawać usługi lub produkty.
  2. Sprzedając swoje usługi/produkty musisz na nich zarabiać (nie działasz jako wolontariusz lub nie jest to tylko twoje hobby)
  3. Bierzesz udział w normalnym ruchu ekonomicznym (jeśli odnawiasz rower i sprzedajesz go rodzinie, nie jesteś jeszcze przedsiębiorcą).

 

Spotkałam się też (ale nie na stronie KvK, czyli mniej oficjalnie) z dodatkową wskazówką, że jeżeli się wkłada minimum 15 godzin tygodniowo we własną działalność, to powinno się ją rejestrować.

Jednak jeżeli chcesz skorzystać z ulg podatkowych (a zwykle tak jest), musisz przepracować na rzecz firmy minimum 1255 godzin rocznie (tak zwane “kryterium godzinowe”). Uwzględniając np. 12 tygodni wakacji, 1255/40 tygodni roboczych w roku to 32 godziny przepracowane tygodniowo. W przypadku kontroli z urzędu podatkowego, takie rzeczy są skrupulatnie sprawdzane, więc polecam prowadzenie zestawienia przepracowanych godzin na bieżąco.

W przypadku, gdy chce się jeszcze przetestować swoje produkty (np. własnoręcznie wyrabiane) na znajomych i przyjaciołach, ale nie jest to źródło dużych (głównych) dochodów, nie rejestrowałabym od razu firmy. Jeżeli są to jednak w miarę regularne dochody, można je ująć w tzw. „bijverdiensten” czyli w kategorii „innych dochodów” na deklaracji podatkowej, aby uniknąć jakichkolwiek problemów z urzędem podatkowym. W ten sposób dochód, choć nie jako firma, jest legalny i opodatkowany.

Oczywiście sprzedaż „na czarno” jest nielegalna, chyba że rzeczywiście oferuje się np. wyroby dla przyjaciół i znajomych i nie osiąga się zysku (a raczej pokrywa koszty „hobby”) – i wtedy jest to rzeczywiście raczej hobby niż sprzedaż i tak należy to traktować.

Na pewno kiedy dana działalność nabiera skali, jest po prostu warto ją zarejestrować jako firmę, ze względu na kilka korzyści:

– możliwość odliczenia BTW

– możliwość „wrzucenia” faktur i rachunków kosztowych oficjalnie w koszty i tym sposobem obniżenia wartości płaconego podatku dochodowego

– możliwość skorzystania z ulg podatkowych dla przedsiębiorców („Zelfstandigenaftrek” przy min. 1255 godzinach rocznie przepracowanych w firmie oraz „Startersaftrek” przez pierwsze 3 lata)

– w przypadku odnotowanej straty, podatek można odliczyć lub z innych dochodów (np. pracy na pół etatu), lub jeśli to niemożliwe, z dochodów z poprzednich lat.

Ogólnie rzecz biorąc, rejestracja firmy w Holandii jest tańsza i prostsza niż w Polsce. Największym stałym kosztem jest księgowość, jeżeli firma nie posiada biura i nie są potrzebne inwestycje. Nie ma obowiązkowych ubezpieczeń czy kapitału startowego (oprócz ubezpieczenia zdrowotnego, które i tak płacisz jako osoba prywatna).

 

Obowiązek rozliczeń podatkowych

Od momentu rejestracji działalności gospodarczej w KvK na właścicielu firmy ciąży obowiązek prowadzenia księgowości przedsiębiorstwa oraz rozliczania się z holenderskim fiskusem (Belastingdienst).

Są dwa rodzaje rozliczeń: BTW (znany w Polsce jako VAT) oraz IB (Inkomstenbelasting, czyli podatek dochodowy).

PODATEK BTW to podatek płacony od wartości netto faktury, inaczej podatek obrotowy lub podatek VAT. Rozliczenia podatku BTW odbywają się zazwyczaj raz na kwartał (wysyłamy wtedy 4 rozliczenia w ciągu roku) lub w niektórych przypadkach miesięcznie.

Od 2020 obowiązuje w Holandii możliwość złożenia wniosku o nierozliczanie BTW przy przychodach przewidywanych < €20.000 (tak zwany KOR).

PODATEK DOCHODOWY (IB) jest zależny od wysokości dochodu, jaki osiągnęliśmy w danym roku, z uwzględnieniem wszystkich innych osiągniętych dochodów, z zastosowaniem rożnego rodzaju ulg ogólnych oraz ulg osobistyc

Zeznanie podatku dochodowego składasz rocznie – w przypadku ZZP jako osoba fizyczna. W zeznaniu uwzględnia się też ZVW (składkę na ubezpieczenie społeczne) zależną od dochodu.

 

Jak zarejestrować firmę w Holandii?

Jeżeli oficjalnie chcesz rozpocząć swoją działalność (tzn. sprawdziłeś swój pomysł na biznes, masz przynajmniej prosty biznesplan do własnego użytku, i wiesz, że jesteś w stanie pozyskać płacących klientów), możesz zarejestrować firmę w KvK już oficjalnie.

Uczulam Cię, żebyś dobrze się przygotował do prowadzenia biznesu.

Aby móc się zarejestrować, potrzebujesz:

  • wyrobiony burgerservicenummer (BSN),
  • stały adres zamieszkania, czyli adres meldunkowy,
  • mieć ważne ubezpieczenie zdrowotne wykupione w Holandii.

 

Wpis do KvK (Izby handlowej) odbywa się w 3 krokach.

1.Wypełnienie elektronicznego formularza

Logując się na stronie KvK wypełniasz możliwie jak najlepiej tam dostępny formularz . Całkowite dokończenie rejestracji odbywa się podczas odwiedzin jednej z siedzib KvK. Każde spotkanie musi być zawsze wcześniej umówione.

2.Umówienie się na spotkanie w KvK

Po wypełnieniu formularza, otrzymujesz opcję umówienia się na spotkanie. Wybierasz sobie urząd KvK, do którego chcesz pojechać (najbliższe Twojego miejsca zamieszkania) oraz odpowiedni dla Ciebie dzień i godzinę.

Na spotkanie musisz wziąć:

– paszport lub inny dokument ze zdjęciem (prawo jazdy, pozwolenie na pobyt, itp.)

– kartę płatniczą lub kredytową do uregulowania opłaty 51,30 EUR (gotówka nie jest przyjmowana w KvK)

– umowę najmu, jeśli wynajmujesz lokal/biuro.

3.Spotkanie w KvK

Podczas spotkania pracownik Izby Handlowej kontroluje Twój dowód osobisty oraz wypełniony przez Ciebie formularz (sprawdza przy tym, czy spełniasz podstawowe kryteria). Możesz również dokonać wtedy ostatecznych zmian, bądź poprawek w wypełnionym przez Ciebie wcześniej formularzu. Tego samego dnia otrzymujesz swój numer KvK.

Zapisu do KvK można dokonać na tydzień przed otwarciem swojej firmy (ale przygotowanie wpisu można zrealizować do 3 miesięcy przed zaplanowaną datą startu) oraz najpóźniej tydzień po jej otwarciu.

Koszt rejestracji firmy jednoosobowej (eenmanszaak) wynosi 51,30 EUR. Za kwotę w wysokości 16,95 euro można sobie wykupić wyciąg z Kamer van Koophandel (Kvk uittreksel), który będzie Ci służył jako dowód wpisu. Niektóre banki lub inne przedsiębiorstwa, z którymi będziesz miał do czynienia mogą wymagać od ciebie tego wpisu.

Wszelkich opłat związanych z otwarciem firmy możesz dokonać tylko kartą bankową lub kredytową (gotówka nie jest akceptowana).

 

Co jest Ci potrzebne do wypełnienia formularza?

1. Nazwa firmy

Dobra nazwa firmy musi być rozpoznawalna, musi „wpadać w ucho” i jasno mówić o tym, co firma ma do zaoferowania. Zanim dokonasz zapisu, możesz sprawdzić na stronie KvK, czy Twoja nazwa nie jest już przez nikogo innego zajęta.

Nazwa firmy (‘bedrijfsnaam’) musi spełniać pewne kryteria:

– Masz firmę jednoosobową? Nie używaj wtedy nazw typu: „Nowak i partnerzy”, ponieważ nazwa ta daje od razu do zrozumienia, ze jest więcej niż jeden właściciel.

– Nie używaj nazw znanych marek, ponieważ nabywca twoich usług/produktów, może spodziewać się czegoś innego niż Ty jesteś w stanie zaoferować.

– Jeśli masz zamiar sprzedawać swoje usługi w Holandii, może warto użyć nazwy, która będzie zrozumiała dla wszystkich potencjalnych klientów, i nie budziła nieporządanych skojarzeń w języku niderlandzkim lub angielskim.

– Sprawdzaj od razu, czy są wolne domeny dla Twojej strony www dla Twoich potencjalnych nazw, lub ich wersji. Idealnie, Twoja nazwa firmy i domena strony będą brzmiały jednakowo. Unikaj długich nazw i myślników w nazwach.

 

Od strony praktycznej, może się zdarzyć, że jeszcze nie wiesz do końca, w którym kierunku rozwinie się Twoja firma. Możesz chcieć przetestować różne pomysły. To nie jest problem.

Rozważ możliwość formalnej nazwy firmy (której będziesz używać w adresie, na fakturach i oficjalnej korespondencji), ale z czasem posiadania marek o innej nazwie. Jest to dość powszechne, i sama używam dzisiaj podobnej konstrukcji.

 

2. Dane osobowe oraz data rozpoczęcia działalności

Zanim usiądziesz do wpisu do Kvk, skompletuj swoje dane osobowe: nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mailowy, stronę www (jeśli je już posiadasz), etc.

Przemyśl sobie również od kiedy dokładnie Twoja firma miałaby rozpocząć  funkcjonowanie na rynku.

Na datę rozpoczęcia działalności możesz wybrać dowolny dzień, ale od strony praktycznej warto jest pomyśleć o rozliczeniach podatkowych. Niezależnie od tego, czy sam/a będzie prowadzić swoją księgowość, czy wybierzesz biuro księgowe, najłatwiej jest rozpocząć działalność z początkiem kwartału, czyli np. 1 stycznia, 1 kwietnia, 1 lipca czy 1 pazdziernika. Jeśli w pierwszym roku działalności spodziewasz się konkretnych dochodów, warto też pomyśleć o tym, że możesz chcieć skorzystać z ulgi podatkowej. Jednym z jej kryteriów jest przepracowanie 1255 godzin na rzecz fimy w danym roku kalendarzowym. To oznacza, że jeżeli np. rozpoczniesz działalność w lipcu czy pazdzierniku, będzie Ci trudno spełnić kryterium godzinowe i zastosować ulgę. Ulga jednak nie przepada, możesz ją zastosować w drugim roku działalności. Jednak dobrze jest mieć na uwadze te praktyczne „kruczki”, aby rozpocząć działalność w terminie najdogodniejszym również z fiskalnego punktu widzenia.

 

3. Rodzaj działalności

W tym miejscu musisz wskazać wybraną przez Ciebię formę prawną firmy. Wskazujesz więc ‘eenmanszaak’, BV, VOF, czy inną formę.

 

4. Dane finansowe

Choć na początku jest to trudne, jednak dobrze jest oszacować jakie będą Twoje koszty i dochody w skali roku, na podstawie szacunków co będziesz sprzedawać i w jakiej cenie. KvK oczywiście nie będzie sprawdzać Twoich szacunków, te liczby są ważniejsze dla Ciebie niż dla Izby. Tutaj wpisujesz bardzo ogólne szacowane dane.

Ja za sumę orientacyjną przyjmuję 50 tys. Euro. To minimum, aby Twoja firma w Holandii miała szansę „przeżycia”.

 

 5. Pracownicy

Zakładając firmę jednoosobową, możesz również zatrudniać pracowników. Jeśli masz w planach kogoś zatrudnić, możesz tą informacje zawrzeć w formularzu. Jeżeli jeszcze tego nie wiesz, nie wpisuj pracowników. Pózniej zawsze możesz zmodyfikować te dane.

 

6. Wniosek o numer BTW do Urzędu Skarbowego

Dokonując wpisu w KvK, otrzymasz wraz z numerem KvK swój tymczasowy numer BTW. Potwierdzenie nadania tego numeru przyjdzie do Ciebie w ciągu jednego tygodnia z Urzędu Podatkowego (Belastingdienst).

Numer BTW potrzebny jest każdemu przedsiębiorcy do wysyłania zeznania podatkowego. Ważne jest to, żeby swój numer BTW meldować później na fakturach wystawianych za sprzedaż swoich usług/produktów. Ten numer będzie Ci przyznany, nawet jeśli wystąpisz o zwolnienie z obowiązku rozliczania VAT (KOR).

 

7. Dane biura administracyjnego

Prowadzenie księgowości i administracji jest obowiązkowe dla każdej firmy. W związku z tym wybór biura administracyjnego jest bardzo ważny. Możesz swoją administrację prowadzić również sam. Ważna przy tym jest jednak podstawowa wiedza o księgowości. Jeśli już wiesz, jakie biuro będzie prowadziło Twoją księgowość, te dane możesz tutaj umieścić dla wiadomości KvK i Urzędu Podatkowego, nie jest to jednak obowiązkowe na tym etapie.

 

Czy można założyć firmę w Holandii pracując na etacie?

 

W Holandii można zarejestrować własną działalność nawet pracując na cały etat. Jedna z innych możliwości to kontynuacja zatrudnienia np. na 3 dni w tygodniu, i prowadzenie firmy przez 2 dni w tygodniu. Oczywiście nie każdy pracodawca będzie zachwycony takim pomysłem, ale w niektórych przypadkach może być to możliwe, więc warto wiedzieć, że jest to jak najbardziej prawnie dopuszczalne rozwiązanie.

 

Czy można założyć firmę w Holandii będąc na zasiłku dla bezrobotnych?

 

UWV oferuje 6 miesięcy (26 tygodni) wypłaty zasiłku bezrobotnego o wartości zredukowanej o 29%. Podczas tych miesięcy osoba bezrobotna może przeznaczyć cały swój czas na rozkręcanie działalności, czyli nie musi w tym czasie aplikować o pracę i chodzić na rozmowy o pracę.

Jeszcze przed podjęciem decyzji można skorzystać z bezpłatnego szkolenia online „Czy własna firma to coś dla mnie?”, które jest dostępne w języku niderlandzkim na stronie UWV (lub mojego szkolenia online 😉 w języku polskim).

Po odbyciu tego szkolenia, jest również możliwość skorzystania z 6-tygodniowego „Czasu na badania” czyli „Onderzoeksperiode”. Ta możliwość jest przyznawana po konsultacji z doradcą z UWV i w tym czasie nie trzeba się ubiegać o pracę, lecz nadal przysługuje 100% zasiłku.

Ten czas powinien być wykorzystany na zbadanie:

  • wykonalności przedsięwzięcia
  • form finansowania
  • lokalizacji
  • ubezpieczeń
  • jakie pozwolenia są potrzebne
  • sporządzenie planu biznesowego
  • dowiedzenie się o podatki/zwolnienia

Po 6 tygodniach kandydat może ubiegać się o tzw. „Czas na rozpoczęcie” czyli wcześniej wspomniane 26 tygodni nazywane „startperiode”.

Jakie są warunki przystąpienia do programu?

Aby UWV przyznało udział w powyższym programie należy przedstawić dobrze opracowany biznes plan, który wykaże, że przedsięwzięcie ma szanse być rentowne i przyniesie kandydatowi dochody, z których będzie w stanie się utrzymać.

 

Założenie firmy podczas otrzymywania innych zasiłków

Jeśli otrzymujesz inny rodzaj zasiłku (np. „arbeidsongeschiktheidsuitkering” czy „bijstandsuitkering”), zwróć się do urzędu, z którego pobierasz zasiłek, z pytaniem o konsekwencje rejestracji firmy, zanim to zrobisz.

 

Pomoc dla osób chcących założyć własną firmę

 

Mam nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie pomocny.

Musisz wiedzieć, że KvK oferuje też różne formy wsparcia dla początkujących przedsiębiorców. Jeżeli komunikujesz się w języku niderlandzkim, absolutnie powinienieś skorzystać z tych materiałów:

·       Darmowe webinary Ondernemersplein KvK („Een eigen berdijf starten”) i inne
·       Webinar „Goede start met de Belastingdienst”
·       KvK Start Events
  • Bezpłatne doradztwo KvK – tel. 0800 21 17

 

Na początku 2014 roku to ja rejestrowałam własną firmę. Miałam tą przewagę, że znałam niderlandzki, ale przyznam szczerze – nie miałam pojęcia o przepisach, podatkach w Holandii, ulgach, jakie mam obowiązki, jak się mam przygotować.

Znam to uczucie niepewności, zagubienia. Wyobrażam sobie, że dla Ciebie, jeśli nie znasz niderlandzkiego, bariera założenia własnej firmy jest jeszcze wyższa.

Właśnie dlatego postanowiłam stworzyć coś, co Ci pomoże: kurs online “Twoja firma w Holandii”, który wyjaśnia wszystkie zawiłości finansów małej firmy w Holandii i krok po kroku przeprowadza Cię przez rejestrację firmy, formy prawne, przez wszystkie podatki i ulgi podatkowe, przez to jak i kiedy się rozliczać.👍🏼👍🏼

Kurs jest ZAKTUALIZOWANY JUŻ NA 2022 ROK, a po zakupie otrzymujesz NATYCHMIASTOWY DOSTĘP do kursu i korzystasz z niego JAK DŁUGO CHCESZ. Zobacz tutaj szczegóły oferty w języku polskim “Twoja Firma w Holandii”.