+31 623 946 617 office@5alfa.com

Jak zarejestrować firmę w Holandii? Formalnie jest to bardzo proste

W Holandii jest już ponad 12.000 firm założonych przez obywateli polskiego pochodzenia. Z 22.953 startujących „ZZP” urodzonych poza Holandią, aż 10% to Polacy. (źródło: KvK „Bedrijfsleven 2015. Jaaroverzicht ondernemend Nederland”). Ty też zastanawiasz się nad założeniem własnej firmy? Lub może już wykonałeś pierwsze kroki?

To nie gwarantuje oczywiście sukcesu, ale pokonanie pierwszej bariery, tej urzędowej, nie zajmie Ci dużo czasu. Aby zarejestrować firmę jednoosobową jako tzw. ZZPer lub Freelancer (to właściwie to samo i oznacza firmę bez możliwości zatrudniania pracowników, gdzie rozliczasz się z podatku od dochodów), która jest najpopularniejszą formą prawną w Holandii , należy się zgłosić do KvK.

Co należy wypełnić na formularzu:

  • Nazwę firmy
  • Stały adres zamieszkania w Holandii
  • Dane osobowe: numer BSN, dokument tożsamości (paszport), konto bankowe holenderskie
  • Adresy: mailowy, strony www
  • Datę rozpoczęcia działalności
  • Rodzaj działalności, opis usług
  • Forma prawna (eenmanszaak, BV, VOF czy inne)
  • Dane finansowe, tj. przewidywany obrót, koszt, dochód
  • Pracownicy (jeśli będą)
  • Wniosek o numer BTW do Urzędu Skarbowego
  • Danie biura administracyjnego, które będzie Twoją firmę obsługiwać

Najlepiej jest wypełnić formularz online KvK , po czym umówić się na spotkanie. W sumie cała procedura trwa nie więcej niż 30 minut. Z KvK dostaniesz numer wpisu do rejestru KvK. KvK informuje o procedurze urząd podatkowy (Belastingdienst), z którego dostaniesz numer BTW do rozliczeń podatkowych.

 

Co jest ważne przy zakładaniu firmy oprócz formalności przy rejestracji?

Całe mnóstwo rzeczy, których musisz się jak najszybciej nauczyć jako początkujacy przedsiębiorca:

  1. Jaką formę prawną wybrać: ZZP, BV czy VOF?
  2. Jakie są koszty prowadzenia firmy, co mogę wliczać oficjalnie w koszty?
  3. Z jakich ulg podatkowych mogę skorzystać w Holandii, i jakie warunki należy spełnić?
  4. Jak pozyskiwać klienta?
  5. Jak wykorzystać social media?
  6. Jakich błędów się wystrzegać?
  7. Czy mogę skorzystać z dofinansowania lub kredytu?
  8. Gdzie zamawiać logo, robić grafiki, stronę www, puszczać reklamy, żeby nie wydać fortuny?

Założenie firmy podczas pracy na etacie?

W Holandii można zarejestrować własną działalność nawet pracując na cały etat. Jedna z innych możliwości to kontynuacja zatrudnienia np. na 3 dni w tygodniu, i prowadzenie firmy przez 2 dni w tygodniu. Oczywiście nie każdy pracodawca będzie zachwycony takim pomysłem, ale w niektórych przypadkach może być to możliwe, więc warto wiedzieć, że jest to jak najbardziej prawnie dopuszczalne rozwiązanie.

 

Założenie firmy podczas otrzymywania zasiłku dla bezrobotnych

Co oferuje UWV?

UWV oferuje 6 miesięcy (26 tygodni) wypłaty zasiłku bezrobotnego o wartości zredukowanej o 29%. Podczas tych miesięcy osoba bezrobotna może przeznaczyć cały swój czas na rozkręcanie działalności, czyli nie musi w tym czasie aplikować o pracę i chodzić na rozmowy.

Jeszcze przed podjęciem decyzji można skorzystać z bezpłatnego szkolenia online „Czy własna firma to coś dla mnie?”. Po odbyciu tego szkolenia, jest również możliwość skorzystania z 6-tygodniowego „Czasu na badania” czyli „Onderzoeksperiode”. Ta możliwość jest przyznawana po konsultacji z doradcą z UWV i w tym czasie nie trzeba się ubiegać o pracę, lecz nadal przysługuje 100% zasiłku. Ten czas powinien być wykorzystany na zbadanie:
• wykonalności przedsięwzięcia
• form finansowania
• lokalizacji
• ubezpieczeń
• jakie pozwolenia są potrzebne
• sporządzenie planu biznesowego
• dowiedzenie się podatki/zwolnienia

Po 6 tygodniach kandydat może ubiegać się o tzw. „Czas na rozpoczęcie” czyli wcześniej wspomniane 26 tygodni nazywane „startperiode”.

Jakie są warunki przystąpienia do programu?

Aby UWV przyznało udział w powyższym programie należy przedstawić dobrze opracowany biznes plan, który wykaże, że przedsięwzięcie ma szanse być rentowne i przyniesie kandydatowi dochody, z których będzie w stanie się utrzymać.

 

Założenie firmy, aby pracować na umowy- zlecenia (np. na usługi budowlane)

Kiedy jest mowa o założeniu działalności przy czym chodzi głównie o jednego zleceniodawcę (np. firmę, w której byłeś zatrudniony), trzeba się najpierw upewnić czy umowa zawarta z firmą, od której dostaliśmy/dostaniemy zlecenie nie będzie traktowana jako umowa o pracę, a miedzy zleceniobiorcą a zleceniodawcą nie zaistnieje stosunek jak miedzy pracownikiem a pracodawcą. Od 1 maja 2016 istnieje tzw. „modelovereenkomst”, które weszło w miejsce wcześniejszego oświadczenia VAR. Ten dokument nie jest obowiazkowy, ale powinien być używany wtedy, kiedy istnieje watpliwość, czy umowa nie powinna być traktowana jako umowa o pracę. W „modelovereenkomst” jest opisana relacja pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą i zostaje ona podpisana przez obie strony. Zastosowanie się do tego dokumentu usuwa watpliwość co do natury umowy.  Dokument jest ważny na 5 lat. Na stronie Urzędu Podatkowego można znaleźć dokładny opis „modelovereenkomst” oraz można ściągnąć odpowiednie formularze.

Aby uniknąć jakichkolwiek problemów z urzędem podatkowym, należy albo wypełnić ten dokument (albo przynajmniej przetestować czy spełnione są jego kryteria) albo mieć przynajmniej dwóch innych zleceniodawców w roku. W przypadku kontroli, ryzyko jest takie, że jeśli Belastingdienst stwierdzi, że Twoja umowa ze zleceniodawcą powinna być jednak umową o pracy, zleceniodawca będzie musiał uregulować wszystkie Twoje świadczenia jako pracownika za cały okres umowy.

Uwaga –  w tym zakresie są planowane zmiany w prawie na podstawie propozycji gabinetu rządu Rutte III.

Kiedy zarejestrować własną firmę?

W Holandii nie ma wyznaczonego żadnego progu dochodów, kiedy należy, a kiedy nie należy rejestrować firmy. Natomiast są wyznaczone kryteria, które podaje zarówno KvK (Rejestr Handlowy), jak i Belastingdienst (Urząd Podatkowy).

  1. Sprzedajesz produkty lub usługi, na przykład sprzedajesz rowery (produkt) lub jesteś malarzem, tynkarzem, hydraulikiem, księgowym czy dziennikarzem (usługi).
  2. Pobierasz za to więcej niż symboliczne wynagrodzenie. Czyli nie chodzi o wolontariat, albo o hobby.
  3. Partycypujesz w (normalnym) obiegu gospodarczym. Na przykład jeżeli naprawisz rower i odsprzedaż go rodzinie czy znajomym, nie jesteś jeszcze przedsiębiorcą.

Jeżeli spełnisza powyższe 3 kryteria, możesz zarejestrować firmę.

W praktyce

W praktyce trudno czasami jednak dokładnie określić, kiedy można mówić o firmie, a kiedy nie, ponieważ zależy to nadal od konkretnej sytuacji. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości KvK zachęca do skontaktowania się z nimi bezpośrednio.

Spotkałam się też (ale nie na stronie KvK, czyli mniej oficjalnie) z dodatkową wskazówką, że jeżeli się wkłada minimum 15 godzin tygodniowo we własną działalność, to powinno się ją rejestrować.

W przypadku, gdy chce się jeszcze przetestować swoje produkty (np. własnoręcznie wyrabiane) na znajomych i przyjaciołach, ale nie jest to zródło dużych (głównych) dochodów, nie rejestrowałabym od razu firmy. Jeżeli są to jednak w miarę regularne dochody, można je ująć w tzw. „bijverdiensten” czyli kategorii „innych dochodów” na deklaracji podatkowej, aby uniknąć jakichkolwiek problemów z urzędem podatkowym. W ten sposób dochód, choć nie jako firma, jest legalny i opodatkowany.

Oczywiście sprzedaż „na czarno” jest nielegalna, chyba że rzeczywiście oferuje się np. wyroby dla przyjaciół i znajomych i nie osiąga się zysku (a raczej pokrywa koszty „hobby”) – i wtedy jest to rzeczywiście raczej hobby niż sprzedaż i tak należy to traktować.

Korzyści z rejestracji firmy

Na pewno kiedy dana działalność nabiera skali, jest po prostu warto ją zarejestrować jako firmę, ze względu na kilka korzyści:

  • możliwość odliczenia BTW
  • możliwość „wrzucenia” faktur i rachunków kosztowych oficjalnie w koszty i tym sposobem obniżenia wartości płaconego podatku dochodowego
  • możliwość skorzystania z ulg podatkowych dla przedsiębiorców („Zelfstandigenaftrek” przy min. 1225 godzinach rocznie przepracowanych w firmie oraz „Startersaftrek” przez pierwsze 3 lata)
  • w przypadku odnotowanej straty, podatek można odliczyć lub z innych dochodów (np. pracy na pół etatu), lub jeśli to niemożliwe, z dochodów z poprzednich lat.

Ogólnie rzecz biorąc, rejestracja firmy w Holandii jest tańsza i prostsza niż w Polsce. Sama rejestracja kosztuje 50 euro. Największym stałym kosztem jest księgowość, jeżeli firma nie posiada biura i nie są potrzebne inwestycje. Nie ma obowiązkowych ubezpieczeń czy kapitału startowego.

 

 

Forma prawna – Eenmanszaak czy BV?

Wybrana przez Ciebie forma prawna ma wpływ przede wszystkim na sposób, jak będzie rozliczany podatek oraz odpowiedzalność majątkową.

Firma jednoosobowa (Eenmanszaak)

Wielu początkujących przedsiębiorców zaczyna działalność od firmy jednoosobowej. Firma jednoosobowa to firma, w której jedna osoba jest właścicielem. Firma ta wbrew powszechynym przekonaniom może zatrudniać pracowników (choć praktycznie zdarza się to rzadziej). Jeżeli chcesz w późniejszym stadium zatrudnić pracowników, nadal możesz założyć firmę jednoosobową. Rejestracja jest bardzo prosta – jak wspominałam wyżej, wystarczy zarejestrować firmę w KvK. Od strony prawnej firma jednoosobowa nie rozróżnia pomiędzy majątkiem prywatnym a majątkiem firmy, więc odpowiadasz całym swoim majątkiem, domem, itp.za ewentualne długi.

Rozliczenia podatkowe robi się podobnie jak rozliczenia indywidualne – płaci się podatek od dochodów. Z tym, że otwierając firmę można skorzystać z ulg podatkowych („startersaftrek”, „zelfstandigenaftrek”, ‘kleineondernemersregeling’, telefon służbowy itp.).

Co to jest ZZP?

ZZP to nazwa potoczna używana zamiennie z „eenmanszaak” czyli firmą jednoosobową. ZZP nie jest formą prawną, „eenmanszaak” tak. Dosłownie ZZP to skrót od „zelfstandige zonder personeel” czyli „niezależny bez personelu”.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV)

BV jest formą prawną, w której majątek jest podzielony na udziały (pomiędzy udziałowców), i za ewentualne długi odpowiada tylko majątek firmy, a nie majątek prywatny. BV może być założone przez jedną lub więcej osób. Prawnie, BV jest widziana jako jedna osoba prawna, więc nie mówi się o jednym lub więcej właścicielach firmy, a jedynie o udziałowcach. Aby założyć BV, nie wymaga się już kapitału początkowego (1 eurocent wystarczy), ale akt notarialny jest zalecany.

Zakładając BV należy sobie zdać sprawę z bardziej skomplikowanej księgowości, nawet jeśli zakładasz firmę sam. Zostajesz udziałowcem firmy, i aby mieć prywatnie dochody, musisz wypłacać sobie pensję z BV i dywidendy z udziałów. Zostajesz więc niejako pracownikiem własnej firmy. Skomplikowana księgowość wymaga więcej pracy, więc Twoje koszty administracji będą około 2 razy wyższe niż przy ZZP. Ważnym aspektem jest też płacenie podatku. BV płaci  tzw. „vennootschapbelasting”, który wynosi 20 lub 25%. Oprócz tego płacisz podatek z własnych dochodów czyli z pensji i dywidend. Założenie BV ma sens finansowo jeśli spodziewane dochody przekraczają 120-150 tys. euro rocznie. Oprócz opłacalności finansowej należy wziąć pod uwagę sprawę odpowiedzialności majątkowej, oraz wizerunek firmy (BV uważa się w Holandii za formę bardziej „dojrzałą” niż firma jednoosobowa, czyli potocznie ZZP).

 

Przed rejestracją w KvK

Zanim jednak podejmiesz ten krok i pójdziesz zarejestrować firmę do KvK,  przygotuj porządnie podstawy i jako minimum przejdź przez te kroki:

  1. Badanie rynku (ankiety i wywiady, informacje o branży, konkurencja, analiza SWOT)
  2. Biznes plan (grupa docelowa, produkty/usługi, plan marketingowy i finansowy)

 

Cztery lata temu ja sama założyłam własną firmę. Z formalnościami nie miałam dużego problemu – jaka forma prawna, nazwa, logo, rejestracja w KvK – to było dość proste. Większe wyzwanie przyszło, kiedy przygotowywałam własną ofertę. Jaki ma być produkt, kto jest moim klientem, jak się robi marketing? Jak myśleć o finansach, jak ustalić taryfę? Tego wszystkiego uczyłam się krok po kroku, popełniając błędy, szukając, próbując.. To „błądzenie” kosztowało mnie mnóstwo czasu, a co za tym idzie, pieniędzy.

Wtedy bardzo by mi się przydał taki przewodnik – pigułka wiedzy, która prowadziłaby mnie krok po kroku po najważniejszych etapach zakładania i planowania biznesu. Dlatego coś takiego postanowiłam stworzyć, i teraz oddać w Twoje ręce!

Mam nadzieję, że znajdziesz tam odpowiedzi na Twoje pytania, a przekazane informacje choć trochę ułatwią Ci drogę do sukcesu z własną firmą. Ja jestem przekonan o ich wartości, ponieważ są zebrane na bazie moich własnych doświadczeń.

Jeśli czegoś tam brakuje, proszę napisz do mnie (lidia@5alfa.com) – będę się starać publikować kolejne uzupełnione wersje.

Życzę Ci dobrej lektury i sukcesu z własną firmą!

Lidia Krawczyk-Rikken

 

Tak, chce otrzymac bezplatny przewodnik "Jak zalozyc firme w Holandii"
dit veld niet invullen s.v.p.