+31 623 946 617 office@5alfa.com

Rozpoczynając działalność na własny rachunek, mamy przed sobą mnóstwo niewiadomych. Jak nam pójdzie zaplanowany biznes? Czy zwerbujemy dostateczną liczbę klientów? Czy przychody będą wystarczające, aby pokryć koszty y wygenerować zysk? No właśnie, jakie będą koszty? Z jakimi kosztami należy się liczyć zakładając firmę, i jakie będziemy ponosić stale podczas prowadzenia firmy? Jakie są koszty prowadzenia firmy w Holandii?

Oczywiście pierwsza logiczna odpowiedz dobrego doradcy brzmi „To zależy” J. Ale nie martw się, napiszę trochę więcej na ten temat, aby pomóc Ci przygotować się na to, co Cię czeka.

Koszty podzielimy na kilka kategorii, żeby łatwiej można było je omówić.

 

Koszty zakładania firmy w Holandii

KvK

Rejestracja w KvK to jednorazowy koszt € 50. I w przypadku firmy jednoosobowej, czyli tzw. ZZP to właściwie jedyny obowiązkowy koszt przy założeniu firmy. Jeśli zakładasz BV musisz się jednak liczyć z kosztem sporządzenia aktu notarialnego, czyli dobrze jest zarezerwować ok. € 1.000 – € 2.000 dodatkowo.

Strona internetowa

Posiadanie strony internetowej nie jest oczywiście obowiązkowe, ale jeżeli chcesz być znajdowalny przez Google, i być traktowany poważnie, nie obędziesz się bez niej. Wykupienie domeny to €15-€35 jednorazowo.  To oznacza, że „rezerwujesz” daną nazwę www na Twoją własność i użytkowanie. Druga sprawa to hosting, czyli roczna opłata za możliwość działania Twojej strony na czyichś serwerach. Z mojego doświadczenia to około €100 rocznie.

Firm oferujących domeny i hosting jest mnóstwo. Ja osobiście korzystam z holenderskiej firmy HostingXS, ale z polskich serwisów słyszałam dużo dobrego o firmie Zenbox.

Pozostaje projekt graficzny strony. Jeżeli masz jeszcze sporo czasu, a mało środków do zainwestowania, i trochę smykałki do komputera, spróbowałabym zbudować własną stronę w WordPressie. WordPress to najpopularniejszy obecnie, darmowy program do budowania stron. Jego wielka przewaga to właśnie ta popularność, dzięki której WordPress stał się właściwie standardem. Istnieje mnóstwo innych programów, które są z nim zintegrowane, w związku z czym można zawsze „dobudować” dodatkowe funkcje. Ja swoją pierwszą stronę budowałam sama, choć ostrzegam – zajmuje to na pewno parę tygodni. Wielki plus – sama mogę aktualizować i utrzymywać swoje strony, wiem też co jest możliwe, co nie, rozumiem „o co chodzi” na moich stronach. Jeśli chcesz nauczyć się WordPressa, istnieje sporo kursów online (polecam np. https://wpdlazielonych.pl/), a na samym Youtubie na pewno znajdziesz mnóstwo instukcji. Ja w tej chwili używam WordPressa z tematem „Divi” – płatną nakładką, która ułatwia mi ładną graficzną prezentację.

Jeżeli jednak nie masz ochoty bawić się ze stroną internetową, skorzystaj z usług wyspecjalizowanej firmy. Oferta jest szeroka, i w Holandii, i w Polsce, a ceny oscelują od 60PLN miesięcznie (w Polsce) w formie abonamentu, do nawet €2000 i więcej, w zależności od Twoich wymagań. Szukając firmy, dowiedz się dokładnie co otrzymujesz w pakiecie, za co będziesz płacić dodatkowo i ile, czy otrzymasz szkolenie, jak sam modyfikować coś na stronie w przyszłości i czy będzie to łatwe do zrobienia (żeby nie płacić za każdą najmniejszą zmianę). Jeżeli jest to system abonamentowy, co stanie się ze stroną, jeśli będziesz chciał zakończyć umowę? Ja w tej chwili współpracuję z firmą Umaj i chwalę sobie tę współpracę. Jakub z Umaj oferuje bardzo rozsądne ceny, wspiera i komunikuje się na bieżąco z klientem. To dla mnie bardzo ważne.

Pamiętaj, że jeśli wynajmiesz firmę do zrobienia strony, to Ty (a nie projektant) musisz wiedzieć jak strona ma wyglądać, jakie zdjęcia i teksty powinny być zamieszczone.  Nie chodzi tylko o to, żeby strona była „ładna”, ale żeby spełniała swoją funkcję: ma pomagać Ci w sprzedaży! Nie komplikuj, jasno powiedz co oferujesz potencjalnym klientom, i koniecznie umieść „wezwanie do działania” czyli przycisk, który pozwoli klientowi podjąć jakąś akcję – ściągnąć PDF, skontaktować się z Tobą, zapisać się czy kupić. Jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jak ma wyglądać Twoja strona, przyjdź na nasze szkolenie: https://5alfa.com/jak-pozyskac-wiecej-klientow/

Księgowość

Jeżeli wiesz naprawdę dużo o podatkach i księgowości, i oprócz tego lubisz się tym zajmować, to możesz oczywiście rozliczać swoją firmę sam. Dla mnie to ‘zło konieczne’, choć jestem względnie uporządkowana w tym względzie. Nie chciałabym jednak przeznaczać swojego czasu na księgowanie faktur i od początku prowadzenia firmy zlecam tą część działalności. To mi daje też dodatkowy komfort, że ktoś inny może mi doradzić, odpowieć na wątpliwości czy nawet znaleźć błąd w moich rozliczeniach.  Wybór odpowiedniego biura księgowego to temat na osobny artykuł J. Licz się z kosztami od €100 do €600 (dużo zależy od ilości dokumentów do fakturowania) kwartalnie. Niektóre firmy taksują oddzielnie za rozliczenia kwartalne i oddzielnie za deklaracje roczne, inne oferują abonament kwartalny wliczając w to już rozliczenie roczne. Księgowość firmy BV jest bardziej skomplikowana niż ZZP, więc tu też licz się z większymi kosztami.

Firmy, z którymi współpracuję i polecam:

Kurek Biuro Rachunkowe (polskojęzyczna)

Fiscali (polskojęzyczna)

Harten AA’s (niderlandzkojęzyczna)

 

Biuro/lokal

Tutaj dużo zależy od rodzaju działalności. Czy potrzebujesz biura, powierzchni sklepowej czy magazynowej? Proponuję podejść krytycznie do tego tematu. Jeżeli rozpoczynasz działalność jednoosobową i nie musisz się martwić o produkty fizyczne, praca z domu jest dobrym rozwiązaniem. Musisz umawiać się z klientami? Dlaczego nie znajdziesz miejsca typu „flexwerken” w Twojej okolicy i za niewielką opłatą skorzystasz z wygodnego i profesjonalnego otoczenia. Własne biuro oznacza stałe koszty, które co miesiąc będą „zjadały” Twoje przychody. W Holandii to €1000 w górę, w zależności od lokalizacji, powierzchni i charakteru pomieszczenia.

 

Materiały i sprzęt

W zależności od branży, w której będziesz działać, musisz zainwestować w odpowiedni sprzęt i materiały, może oprogramowanie. W przypadku fotografii, oprócz samego aparatu, będą Ci potrzebne profesjonalne lampy, osłony i komputer. W przypadku gastronomii, prawdopodobnie odpowiedni sprzęt kuchenny i narzędzia kuchenne. W moim przypadku, wystarczyła inwestycja w laptop J.

Zrób sobie spis wszystkich potrzebnych wydatków i ich cen. Warto sprawdzić, czy suma Twoich inwestycji w danym roku przekracza wartość, którą można odpisać od podatku (w 2018 r. było to €2.300). Oraz oczywiście, z czego sfinansujesz tę inwestycję ;-).

 

Koszty telefonu

Koszty abonamentu możesz wliczyć w koszty firmy. Możesz postarać się o abonament firmowy, lub możesz używać telefonu prywatnego do rozmów firmowych, i deklarować te koszty.

 

Kapitał na start

Niezależnie od powyżej opisanych stosunkowo niewielkich kosztów, ważne jest abyś miał zapas gotówki na start. Jeżeli jesteś typowym ‘ZZP’ pracującym z domu, powinieneś mieć zapas gotówki ok. €10.000 po prostu na rozruszanie firmy.

Nie zapomnij też, że podczas okresu budowania firmy z czegoś musisz żyć. Musisz mieć taki zapas, aby starczyło Ci pieniędzy na przynajmniej rok, podczas którego firma może mieć jeszcze niewielkie dochody (lub wcale, co też jest zupełnie normalne).

 

 

Koszty prywatne

 

Prowadząc własną firmę, będziesz oczywiście nadal ponosić koszty prywatne. I wszystkie te koszty muszą być pokryte z działalności Twojej firmy. Będąc ZZP rozliczasz się w zasadzie jako osoba prywatna prowadząca działalność, więc oficjalne możesz mieć wszystko na jednym rachunku bankowym. Polecam Ci jednak zdecydowanie oddzielenie kosztów firmowych od prywatnych, i również założenie oddzielnego konta firmowego. Możesz wtedy wypłacać sobie symboliczną pensję, czyli ustalić comiesięczny transfer pieniędzy z konta firmowego na prywatne. Aby wiedzieć, ile ten transfer powinien wynosić, zrób sobie najpierw zestawienie wszystkich kosztów prywatnych, m.in.:

  • Hipoteka
  • Opłaty za gaz, prąd, wodę
  • Internet, TV, telefon
  • Zwierzęta domowe
  • Ubezpieczenia (w tym zdrowotne)
  • Zakupy
  • Ubranie
  • Wakacje
  • Auto
  • Rezerwa (np. zepsuta pralka)
  • Kredyty i inne

 

Koszty firmowe

 

Ale oprócz kosztów prywatnych, które normalnie regulowałeś wcześniej z pensji, musisz liczyć się z dodatkowymi kosztami firmy, o które nie musiałeś się martwić pracując na etacie:

  • Podatek dochodowy (Inkomstenbelasting)
  • Podatek VAT (BTW)
  • Ubezpieczenie od niezdolności do pracy (AOV = arbeidsongeschiktheidsverzekering)
  • Emerytura
  • Część ubezpieczenia zdrowotnego zależna od dochodów (ZVW)
  • Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (aansprakelijkheidsverzekering)
  • Samochód i koszty paliwa (w zależności od działalności)
  • Marketing

Podatki

Jako przedsiębiorca sam będziesz odprowadzać podatki (najprawdopodobniej z pomocą biura rachunkowego): Podatek dochodowy (Inkomstenbelasting) i Podatek VAT (BTW). Ponieważ jest to robione kwartalnie i rocznie, koniecznie rób sobie rezerwę ok. 30-40% Twoich przychodów miesięcznych, właśnie na podatki. Dla wielu początkujących rozliczenie kwartalne potrafi być przykrą niespodzianką, o której „troszkę zapomnieli” i kiedy przychodzi niebieska koperta, konto jest puste. Ja zawsze robię rezerwę na moim koncie oszczędnościowym. Zakładając w Holandii rachunek bankowy, również firmowy, dostajesz standardowo dołączony do niego rachunek oszczędnościowy. Skorzystaj z tego ułatwienia i tam odkładaj sobie rezerwę.

Chcesz dowiedzieć się więcej o niuansach podatków, ulgach podatkowych, ale także innych aspektach prowadzenia firmy w Holandii? Zapisz się na nasze najbliższe szkolenie „Jak założyć firmę w Holandii”.

 

Ubezpieczenie AOV

Ubezpieczenie od niezdolności do pracy nie jest obowiązkowe, ale musisz przemyśleć, czy i w jakim zakresie Ci posłuży. Co się stanie, jeśli będziesz ciężko chory, lub ulegniesz wypadkowi, i nie będziesz mógł pracować przez miesiąc, dwa, czy rok? Czy jesteś głównym żywicielem rodziny, czy Twój partner(ka) może pomóc w trudnym okresie i nie ucierpicie jako rodzina? Jak ryzykowna jest Twoja branża? Jeśli działasz w budowlance, na pewno polecałabym takie ubezpieczenie (choć niestety jest ono dla tej branży drogie, właśnie ze względu na duże ryzyko). Jeśli pracujesz w większości za biurkiem jak ja, ryzyko wypadku jest mniejsze, ale oczywiście zawsze możesz się rozchorować. Rozważ wszystkie te czynniki i zadecyduj jakie rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze. AOV nie jest tanie, ale zależy przede wszystkim od branży, Twojego wieku, wysokości świadczeń, które chcesz otrzymywać i od którego miesiąca choroby chcesz je otrzymywać.  Mówimy o koszcie od 150 do nawet 800 euro miesięcznie.

Emerytura

Odkładanie na emeryturę nie jest dla przedsiębiorców obowiązkowe. Co oznacza, że niektórzy to robią, a niektórzy nie. Pracując na etacie nie musiałeś się praktycznie o to martwić. Z Twojej pensji co miesiąc była potrącana określona suma na emeryturę. Wszystko się zmienia, jeśli założysz firmę. Decyzja należy do Ciebie. Również Ty sam możesz zadecydować, jaką sumę chcesz odkładać miesięcznie czy rocznie.  Oczywiście są różne formy zabezpieczenia się na starość. Może to być rachunek bankowy, zwykły oszczędnościowy, lub tzw. „lijfrente”, który jest zablokowany do określonego wieku, w którym się znajdujesz. Ten drugi jest często stosowany ze względu na przywileje podatkowe. Możesz też zdecydować o innej formie zabezpieczenia, np. inwestując w nieruchomości. I tutaj, warto jest rozważyć swoje opcje, a już na pewno nie wolno ignorować tematu. Polityka ‘strusia’ może się na Tobie zemścić.

 

Składka ZVW

Oprócz ubezpieczenia zdrowotnego, które płacisz prywatnie firmie ubezpieczającej (ok. 100 euro miesięcznie), istnieje jeszcze składka na ubezpieczenie zdrowotne uzależniona od wysokości dochodów, czyli ZVW. Pracując na etacie płaciłeś ją miesięcznie (była potrącana z pensji), jako przedsiębiorca płacisz ją przy rozliczeniu rocznym podatku dochodowego. W 2018 r. wynosiła ona 5,65% od dochodu firmy, ale maksymalnie od kwoty €54.614, czyli maksymalnie €3.085 rocznie.

 

Inne koszty firmowe

Dodatkowe koszty, o których musisz pomyśleć otwierając firmę, to koszty przejazdów samochodem (możesz zdecydować się na auto prywatne, firmowe, czy leasing), oraz budżet na marketing. W dzisiejszych czasach praktycznie nie obejdziesz się bez marketingu online, czy będzie to sprowadzanie ruchu na Twoją stronę dzięki Google Ads, czy obecność na social mediach. Ale to już zupełnie inne tematy, wystarczająco obszerne, aby pojawiły się w osobnych artykułach.

 

Chcesz wiedzieć więcej  o zakładaniu i prowadzeniu firmy w Holandii?

5Alfa organizuje regularnie szkolenia dla przedsiębiorców. Skonsultuj nasz Kalendarz szkoleń lub zapisz się już teraz na najbliższe całodzienne szkolenie „Jak założyć firmę w Holandii”