Jakie są koszty prowadzenia firmy w Holandii

Accountant a Boekhouder

 

Koszty na początku działalności

Na samym początku działalności Twojej firmy w Holandii ponosisz pewne koszty, które są praktycznie nie do uniknięcia. Inne koszty (wynajem biura, lokalu, zakup narzędzi czy produktów na magazyn) zależą od specyfiki Twojej działalności. Ja omówię tutaj te koszty, które ponosi każda firma, niezależnie od branży.

 

Rejestracja w KvK

Koszt rejestracji firmy jednoosobowej (eenmanszaak) wynosi 51,30 EUR. W przypadku firmy jednoosobowej, czyli tzw. ZZP to właściwie jedyny obowiązkowy koszt przy założeniu firmy.

Możesz jeszcze założyć, że będziesz chciał otrzymać wyciąg z rejestru KvK potwierdzający zarejestrowanie Twojej firmy, który kosztuje € 16,95.

Jeśli zakładasz BV, musisz się jednak liczyć z kosztem sporządzenia aktu notarialnego, czyli dobrze jest zarezerwować ok. € 1.000 – € 2.000 dodatkowo.

 

Strona internetowa

Posiadanie strony internetowej nie jest oczywiście obowiązkowe, ale jeżeli chcesz, aby Twoja firma była możliwa do znalezienia przez Google, i traktowana poważnie przez potencjalnych klientów, nie obędziesz się bez niej.

Wykupienie domeny to €15-€35 jednorazowo.  To oznacza, że „rezerwujesz” daną nazwę www na Twoją własność i użytkowanie. Warto jest wykupić domeny z różnymi rozszerzeniami, które mogą kierować ostatecznie na tę samą stronę. Jeśli nie jesteś jeszcze pewny nazwy firmy, ale masz na oku 1-2 opcje, sprawdź czy są wolne domeny z tą nazwą i możesz od razu je zarezerwować i opłacić, nie stawiając jeszcze na nich strony.

Druga sprawa to hosting, czyli roczna opłata za możliwość działania Twojej strony na czyichś serwerach. Z mojego doświadczenia to suma około €100 rocznie, ale różne abonamenty działają na różnych warunkach. Ja osobiście mam dobre doświadczenia z polską firmą zenbox, ze względu na przyjazne ceny i dobre wsparcie klienta.

W większości przypadków w firmie hostingowej możesz wykupić domenę i hosting za jednym zamachem, i jest to najwygodniejsze rozwiązanie. Zwróć przy tym uwagę, aby Twoja strona była kodowana, bo jest to nowy standard i Google „lubi” strony z https:// bardziej niż http://, więc od razu lepiej zacząć z https.

Pozostaje projekt graficzny strony i treści. Jeżeli masz jeszcze sporo czasu, a mało środków do zainwestowania, i trochę smykałki do komputera, spróbowałabym zbudować własną stronę w WordPressie. WordPress to najpopularniejszy obecnie, darmowy program do budowania stron. Jego wielka przewaga to właśnie ta popularność, dzięki której WordPress stał się właściwie standardem. Istnieje mnóstwo innych programów, które są z nim zintegrowane, w związku z czym można zawsze „dobudować” dodatkowe funkcje. Ja swoją pierwszą stronę budowałam sama, choć ostrzegam – zajmuje to na pewno parę tygodni. Wielki plus – sama mogę aktualizować i utrzymywać swoje strony, wiem też, co jest możliwe, co nie, rozumiem „o co chodzi” na moich stronach. Jeśli chcesz nauczyć się WordPressa, istnieje sporo kursów online (polecam np kurs “WP dla zielonych”), a na samym Youtubie na pewno znajdziesz mnóstwo instrukcji. Ja w tej chwili używam WordPressa z tematem „Divi” – płatną nakładką, która ułatwia mi ładną graficzną prezentację.

Jeżeli jednak nie masz ochoty bawić się ze stroną internetową, skorzystaj z usług wyspecjalizowanej firmy. Oferta jest szeroka, i w Holandii, i w Polsce, a ceny oscelują od 60PLN miesięcznie (w Polsce) w formie abonamentu, do nawet €2000 i więcej, w zależności od Twoich wymagań. Szukając firmy, dowiedz się dokładnie, co otrzymujesz w pakiecie, za co będziesz płacić dodatkowo i ile, czy otrzymasz szkolenie, jak sam modyfikować coś na stronie w przyszłości i czy będzie to łatwe do zrobienia (żeby nie płacić za każdą najmniejszą zmianę). Jeżeli jest to system abonamentowy, co stanie się ze stroną, jeśli będziesz chciał zakończyć umowę? Nie polecam takich rozwiązań. Polskojęzyczna firma w Holandii, którą mogę Ci polecić z ręką na sercu, to umaj.eu.

Pamiętaj, że jeśli wynajmiesz firmę do zrobienia strony, to Ty (a nie projektant) musisz wiedzieć, jak taka strona ma wyglądać, jakie zdjęcia i teksty powinny być zamieszczone. Nie chodzi tylko o to, żeby strona była „ładna”, ale żeby spełniała swoją funkcję: ma pomagać Ci w sprzedaży! Nie komplikuj, jasno powiedz, co oferujesz potencjalnym klientom, i koniecznie umieść „wezwanie do działania”, czyli przycisk, który pozwoli klientowi podjąć jakąś akcję – ściągnąć PDF, skontaktować się z Tobą, zapisać się czy kupić. Twoja strona powinna się dobrze pozycjonować, czyli wykorzystywać SEO.

 

Księgowość

Jeżeli wiesz naprawdę dużo o podatkach i księgowości, i oprócz tego lubisz się tym zajmować, to możesz oczywiście rozliczać swoją firmę sam. Dla mnie to ‘zło konieczne’, choć jestem względnie uporządkowana w tym względzie. Nie chciałabym jednak przeznaczać swojego czasu na księgowanie faktur i od początku prowadzenia firmy zlecam tę część działalności. To mi daje też dodatkowy komfort, że ktoś inny może mi doradzić, odpowiedzieć na wątpliwości czy nawet znaleźć błąd w moich rozliczeniach.  Wybór odpowiedniego biura księgowego to temat na osobny artykuł 😉. Licz się z kosztami od €90 do €150 miesięcznie (dużo zależy od ilości dokumentów do fakturowania i formy prawnej). Niektóre firmy taksują oddzielnie za rozliczenia kwartalne i oddzielnie za deklaracje roczne, inne oferują abonament kwartalny lub miesięczny, wliczając w to już rozliczenie roczne. Księgowość firmy BV jest bardziej skomplikowana niż ZZP, więc tu też licz się z większymi kosztami.

Prowadzenie księgowości mogą Ci ułatwić programy do fakturowania. W Holandii są ich dziesiątki, ale możesz też skorzystać z programu polskojęzycznego do wystawiania faktur Efaktura.nl.

Istnieje też wiele programów do kompleksowej księgowości, które możesz łatwo zintegrować z systemem płatności i Twoim sklepem online, jeśli taki posiadasz. Takim programem (lecz tylko w języku niderlandzkim) jest E-boekhouden.nl. Program na początku jest bezpłatny, później płacisz za niego €9.95 miesięcznie, czyli dużo taniej niż w biurze księgowym.

 

Biuro/lokal

Tutaj dużo zależy od rodzaju działalności. Czy potrzebujesz biura, powierzchni sklepowej czy magazynowej? Proponuję podejść krytycznie do tego tematu. Jeżeli rozpoczynasz działalność jednoosobową i nie musisz się martwić o produkty fizyczne, praca z domu jest dobrym rozwiązaniem. Musisz umawiać się z klientami? Dlaczego nie znajdziesz miejsca typu „flexwerken/ co-working” w Twojej okolicy i za niewielką opłatą skorzystasz z wygodnego i profesjonalnego otoczenia? Własne biuro oznacza stałe koszty, które co miesiąc będą „zjadały” Twoje przychody. W Holandii to €1000 w górę, w zależności od lokalizacji, powierzchni i charakteru pomieszczenia.

 

Materiały i sprzęt

W zależności od branży, w której będziesz działać, musisz zainwestować w odpowiedni sprzęt i materiały, może oprogramowanie. W przypadku fotografii, oprócz samego aparatu, będą Ci potrzebne profesjonalne lampy, osłony i komputer. W przypadku gastronomii, prawdopodobnie odpowiedni sprzęt kuchenny i narzędzia kuchenne. W moim przypadku, wystarczyła inwestycja w laptop i trochę programów online.

Zrób sobie spis wszystkich potrzebnych wydatków i ich cen. Warto sprawdzić, czy suma Twoich inwestycji w danym roku przekracza wartość, którą można odpisać od podatku, bo wtedy możesz skorzystać z ulg podatkowych. W moim kursie online “Twoja firma w Holandii” znajdziesz szczegółowe informacje na temat podatków, ulg, oraz przykłady ich obliczeń. Jeśli chcesz być dobrze przygotowany, skorzystaj z tej zebranej w jednym miejscu wiedzy.

 

Koszty telefonu

Koszty abonamentu możesz wliczyć w koszty firmy. Możesz postarać się o abonament firmowy, lub możesz używać telefonu prywatnego do rozmów firmowych, i deklarować te koszty.

 

Kapitał na start

Niezależnie od powyżej opisanych stosunkowo niewielkich kosztów, ważne jest, abyś miał zapas gotówki na start. Jeżeli jesteś typowym ‘ZZP’ pracującym z domu, powinieneś mieć zapas gotówki ok. €10.000 po prostu na rozruszanie firmy.

Nie zapomnij też, że podczas okresu budowania firmy z czegoś musisz żyć. Musisz mieć taki zapas, aby starczyło Ci pieniędzy na przynajmniej rok, podczas którego firma może mieć jeszcze niewielkie dochody (lub wcale, co też jest zupełnie normalne).

 

Koszty prywatne

 

Prowadząc własną firmę, będziesz oczywiście nadal ponosić koszty prywatne. I wszystkie te koszty muszą być pokryte z działalności Twojej firmy.

Będąc ZZP, rozliczasz się w zasadzie jako osoba prywatna prowadząca działalność, więc oficjalne możesz mieć wszystko na jednym rachunku bankowym. Polecam Ci jednak zdecydowanie oddzielenie kosztów firmowych od prywatnych, i również założenie oddzielnego konta firmowego. Możesz wtedy wypłacać sobie symboliczną pensję, czyli ustalić comiesięczny transfer pieniędzy z konta firmowego na prywatne. Aby wiedzieć, ile ten transfer powinien wynosić, zrób sobie najpierw zestawienie wszystkich kosztów prywatnych, m.in.:

  • Hipoteka
  • Opłaty za gaz, prąd, wodę
  • Internet, TV, telefon
  • Zwierzęta domowe
  • Ubezpieczenia (w tym zdrowotne)
  • Zakupy
  • Ubranie
  • Wakacje
  • Auto
  • Rezerwa (np. zepsuta pralka)
  • Kredyty i inne

 

Koszty firmowe

 

Ale oprócz kosztów prywatnych, które normalnie regulowałeś wcześniej z pensji, musisz liczyć się z dodatkowymi kosztami firmy, o które nie musiałeś się martwić pracując na etacie (bo część z nich była odciągana przez pracodawcę i nie poświęcałeś im dużej uwagi 😊). Oprócz powyżej omówionych “kosztów na start”, musisz wziąć pod uwagę również:

  • Podatki i obciążenia: podatek dochodowy (Inkomstenbelasting), podatek VAT (BTW), ubezpieczenie ZVW
  • Ubezpieczenie od niezdolności do pracy (AOV = arbeidsongeschiktheidsverzekering)
  • Emerytura
  • Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (aansprakelijkheidsverzekering)
  • Samochód i koszty paliwa (w zależności od działalności)
  • Marketing

 

 

Co możemy wliczyć w koszty działalności firmy?

 

W zasadzie wszystkie wyżej wymienione koszty, czyli koszty, które są bezpośrednio związane z działalnością firmy:

  • Materiałów / surowców
  • Amortyzacji (środki trwałe powyżej €450 netto księgujemy na balansie) – Środek trwały to taki, którego przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok, np. budynki, maszyny, urządzenia, samochody). Środek trwały możesz rozliczać w kosztach w rozłożonym czasie – poprzez miesięczne odpisy amortyzacyjne.
  • Personelu – wynagrodzenia, ZUS, premie
  • Prac zleconych osobom trzecim/podwykonawcom
  • Biura/budynku firmy – energia, podatki gminne, renowacje
  • Marketingu – ogłoszenia , wizytówki, reklama
  • Biurowe – papier, toner, art. biurowe, telefon
  • Bankowe – oprocentowanie, koszty tranzakcji
  • Podróże/transport – €0,19 za km przejechany samochodem prywatnym, koszty biletów
  • Koszty pobytu (w kraju/zagranicą) – hotele, restauracje – również spotkania biznesowe, z klientami, ale należy mieć dowód (opisany rachunek z kim, w jakim celu)
  • Koszty parkowania (ale mandaty – nie)
  • Koszty reprezentacji, np. służbowe lunche i kolacje, koszty organizacji wydarzeń i imprez firmowych, prezenty dla klientów, partnerów, kongresy i przyjęcia
  • Koszty telekomunikacji
  • Koszty komputerowe
  • Inne koszty związane z firmą

 

Koszty przed otwarciem firmy (szkolenia, badanie rynku, koszty doradztwa itp)

Tak zwana „aanloopfase” to faza, w której przygotowujesz się do prowadzenia swojej firmy. Zachowuj wszystkie faktury związane z Twoim przygotowaniem do prowadzenia firmy, ponieważ mogą być one ujęte w Twoje koszty, kiedy zaczniesz się rozliczać z podatków.

 

Praca z domu

Jeśli pracujesz z domu, nie możesz wliczać kosztów energii, prądu i innych kosztów użytkowania Twojego mieszkania w koszty firmy. Jedyny wyjątek to osobne biuro/lokal przy domu, które posiada osobne wejście z zewnątrz i odpowiednie zaplecze sanitarne.

 

Koszty kolacji i wyjazdów

Podczas szkoleń otrzymuję często pytania o granice tego, co jest firmowe a co prywatne?

Czy kolację można wliczyć w koszty firmy? To zależy.. Czy była to kolacja czy lunch służbowy, i były na nim omawiane sprawy związane z firmą? Jeśli jesteś w stanie udowodnić, że tak było (zapisz na rachunku z kim byłeś i na jaki temat była rozmowa), to absolutnie tak. Jeśli zrobisz zdjęcie ze spotkania, masz dowód niezaprzeczalny.

Twój partner pomaga Ci czasem trochę w pracy, i co tydzień wychodzicie na kolację w restauracji, i chcesz te kolacje wrzucić w koszty? Nie sądzę, aby Belastingdienst uznał takie praktyki 😉. Trudno będzie Ci tu udowodnić, że chodzi o spotkanie służbowe (bo takie spotkanie mogło z powodzeniem odbyć się w domu), więc nie – to nie jest koszt firmowy.

Jedziesz do Polski, zatrzymujesz się częściowo u rodziny, ale masz też spotkania służbowe i załatwiasz sprawy związane z Twoją firmą. Czy koszty można wrzucić w koszty firmy w tym przypadku? Stosowaną dobrą praktyką jest podzielenie kosztów na 50/50%. Czyli 50% kosztów podróży rozliczamy jako koszty firmowe.

Czy w koszty reprezentacji można wliczyć koszty zakupu nowego garnituru czy sukienki na przyjęcie służbowe, czy koszty fryzjera?

Niestety, jednoznacznie nie. Jedyną odzieżą, której zakup można wliczyć w koszty firmowe jest odzież z wydrukowanym firmowym logo.

Chcesz dowiedzieć się więcej o kosztach prowadzenia firmy, ale także o tym, jak się rozliczać z podatków, z jakich ulg możesz skorzystać i jak się przygotować do prowadzenia firmy? Chcesz skorzystać z wiedzy polskich prawników, księgowych i ludzi od reklamy? Zebrałam to dla Ciebie wszystko w jednym miejscu: w moim kursie online “Twoja firma w Holandii” .